Wróć do: Inspiracje

9 prostych sposobów na zwiększenie produktywności w pracy

21.7.2022

Czy czujesz, że nie robisz wszystkiego, co chcesz? Czy nie osiągasz najlepszych wyników i oczekiwanych rezultatów? Przedstawiamy 9 wskazówek, dzięki którym nie tylko zwiększysz swoją produktywność, ale także pozbędziesz się nadmiernego stresu i zyskasz czas wolny na ulubione zajęcia.

Definicja wydajności pracy

W wykonywaniu naszych działań główną rolę odgrywa ich cel. Chcemy być jak najbardziej produktywni, dawać z siebie wszystko i osiągać jak najlepsze wyniki. Wydajność w pracy decyduje o tym, jakie wyniki osiągamy w wyznaczonym czasie i ile w tym czasie dokonamy. W ramach wydajności pracy mierzymy zatem nasze wyniki i nakłady. Wynikające z tego rezultaty powinny zawsze mieć większą wartość niż nasz wkład w ramach wykonanej pracy.

1. Zacznij planować swój czas

Pierwszym krokiem do większej produktywności jest w szczególności efektywne planowanie czasu. Czy wiesz, że 1 minuta planowania może zaoszczędzić nawet 10 minut pracy? Na przykład zawsze możesz usiąść w niedzielę wieczorem i zapisać wszystko, co ważne, co musisz zrobić w nadchodzącym tygodniu. W tym celu możesz użyć np. dziennik, notatnik lub tablicę.

Efektywne planowanie czasu pomoże Ci nie tylko uporządkować priorytety, ale także energię. Ale nigdy nie planuj swojego czasu na 100%, zawsze planuj co najmniej 60% dnia, czyli około 5 godzin. Po co w ogóle planować swój dzień?

  • Będziesz mieć więcej dyscypliny
  • Nauczysz się organizować swój czas i zadania
  • Zwiększy się Twoją produktywność
  • Pozbywasz się nadmiernego stresu
  • Masz więcej czasu na odpoczynek i inne zajęcia

Nasza wskazówka: Podczas planowania od razu ustaw przypomnienia z datami na telefonie lub komputerze. W ten sposób zawsze będziesz mieć przegląd wszystkich ważnych działań, które zaplanowałeś i niczego nie przegapisz.

2. Ustalaj priorytety zadań i twórz TO-DO list

Teraz nadszedł czas, aby określić, które zadania są najważniejsze, niezwłoczne, a które mogą chwilę poczekać. Utwórz listę (lista TO-DO) wszystkich zadań na dany okres (dzień, tydzień). Podczas pisania listy zalecamy przestrzeganie zasady 5 minut - natychmiast skreśl elementy, które zajmują mniej niż 5 minut. Wykonaj je od razu, a następnie nadaj priorytet każdemu z pozostałych zadań. W ten sposób będziesz wiedział, które zadania są pilne, a które mogą poczekać.

Do uporządkowania list terminów, zadań czy długoterminowych projektów można wykorzystać np. macierz Eisenhowera, którą można narysować w pamiętniku, notatniku lub jeśli się przez większość dnia przebywasz w jedno miejscu na planszy do planowania którą będziesz miał przed sobą każdego dnia.

3. Stwórz ustaloną rutynę

Aby uzyskać większą produktywność, wskazane jest również posiadanie codziennych nawyków, które dokładnie odpowiadają Twoim potrzebom. Możesz także tworzyć je krok po kroku. Na przykład stwórz podstawowe zasady dla swojej wieczornej lub porannej rutyny. Możesz na przykład ustalić godziny kiedy pójdziesz biegać, spędzisz czas z rodziną lub posłuchasz profesjonalnego podcastu. Możesz także motywować się różnymi nagrodami od samego początku w ramach rutyny.

Codzienna rutyna pomoże Ci być bardziej wydajnym, mniej wątpić w siebie i zmniejszyć poziom stresu. Dodatkowo będziesz panem swojego czasu i pozwoli Ci lepiej rozpoznać swój biorytm, a także z jakimi zadaniami dobrze sobie poradzisz w danym momencie. Czy najlepiej koncentrujesz się rano? Nie daj w pracy wybić z rytmu i postaraj się zrobić jak najwięcej w tej chwili.

Nasza wskazówka: Aby zapewnić niezakłóconą pracę przy biurku w biurze typu open space w czasie produktywnego czasu, możesz również użyć np. ścian akustycznych, które możesz również wykorzystać jako tablicę do planowania, gdzie możesz przypiąć informację o  ważnych terminach zadań i spotkań.

4. Komunikuj się skutecznie

Czy wiesz, że kiedy odrywamy się od zadania, nad którym pracujemy, ponowne zanurzenie się w nim zajmuje nam prawie 25 minut? Ciągłe sprawdzanie poczty e-mail Cię rozprasza. Dlatego przeznacz określone godziny na sprawdzanie swojej skrzynki e-mail, najlepiej 3 razy dziennie. Czytaj też pocztę, gdy jesteś w biurze, a nie wcześniej. Idealny czas na czytanie e-maili to np. z samego rana, po obiedzie lub pod koniec dnia. Następnie obserwuj, jak wpływa to na Twoją wydajność i produktywność.

4. Pamiętaj także o aktywnych przerwach i ruchu

Nawet jeśli masz dużo obowiązków i spotkań, regularne aktywne przerwy są również bardzo ważne, a w niektórych zawodach wręcz obowiązkowe. Spróbuj na przykład wstawać co 40 minut, poruszać ciałem lub chodzić po pokoju. Jeśli masz biurko z regulacją wysokości, możesz na chwilę zastąpić pracę siedzącą pracą stojącą.

Nasza wskazówka: Dostosuj swoje biurko dokładnie do swojego wzrostu i preferencji. W ten sposób nie tylko zapobiegniesz problemom zdrowotnym, ale także zwiększysz swoją wydajność i efektywność. Poprzez naprzemienną pracę siedzącą i stojącą wspierasz również swój aktywny ruch podczas pracy siedzącej.

5. Skończ z wielozadaniowością

Kolejną wskazówką, aby zwiększyć produktywność, jest również skończenie z wielozadaniowością. Jeśli przeskakujemy od zadania do zadania, wykonanie zadań zajmuje nam 50% więcej czasu. Oczywiście, każda osoba inaczej radzi sobie z wielozadaniowością. Niektórzy radzą sobie z tym z łatwością, ale według badań stanowią tylko 2,7% całej populacji. Wręcz przeciwnie, wielozadaniowość jest szkodliwa dla większości populacji, a ich wydajność pracy może spaść nawet o 40%.

Jeśli pomimo wszystko nie możesz się go pozbyć, oto kilka wskazówek, jak przynajmniej go zmniejszyć. Zawsze staraj się na chwilę odłączyć od sieci społecznościowych, posprzątaj miejsce pracy, zapisz zadania na dany dzień. W ten sposób pozbędziesz się poczucia nieznanego i niepokoju. Świetną pomocą jest również robienie np. 5-minutowych przerw co 25 minut (patrz aplikacja Flat Tomato).

7. Nagradzaj się

Zawsze nagradzaj się po wykonaniu każdego z zaplanowanych zadań. Na przykład znajdź trochę czasu na zastanowienie się, zjedz zdrową przekąskę, posłuchaj podcastu lub przeczytaj artykuł z profesjonalnego magazynu. W ten sposób nie tylko rozwiniesz swoje pomysły na kolejne zadanie, ale także będziesz nadążał za trendami w branży i nauczysz się czegoś nowego.

8. Dbaj o swoje zdrowie

Zły stan zdrowia, niewłaściwy tryb życia i brak snu powodują zmęczenie, w efekcie jesteśmy mniej produktywni i nie koncentrujemy się tak, jak powinniśmy. Krótko mówiąc, jedzenie i dobre zdrowie są alfą i omegą wszystkiego, co robimy, i to samo dotyczy naszego snu. Ponadto przeciętny dorosły powinien spać średnio 6-7 godzin dziennie. Dlatego postaraj się również wziąć pod uwagę te czynniki.

9. Chaos – zabójca produktywności

Ostatnią wskazówką, ale nie mniej ważną dla zwiększenia wydajności i produktywności, jest utrzymanie porządku w miejscu pracy. W chaosie człowiek jest zestresowany i trudno mu zebrać myśli. Zatem nieporządek wpływa na nasz poziom koncentracji i produktywności. Dlatego opróżnij swoją skrzynkę pocztową z nadmiaru e-maili lub posprzątaj biurko. Będziesz zadowolony nie tylko z czystego biurka i schludnego schowka, ale także będziesz mógł lepiej pracować.